Die Wahl zwischen Google Workspace und Microsoft 365 beschäftigt viele Gründer und HR-Manager: Beide Plattformen bieten E-Mail, Kalender, Videokonferenzen, Dokumentenbearbeitung und Cloud-Speicher – aber mit unterschiedlichen Stärken, Preismodellen und Zielgruppen.

Rund 50 % aller Unternehmen weltweit nutzen Google Workspace, Microsoft 365 kommt auf etwa 45 % Marktanteil. Das heißt aber nicht, dass Google automatisch die bessere Wahl ist – es kommt auf deine spezifischen Anforderungen an.

Google Workspace: Kompakt, aber kraftvoll

Google Workspace, früher bekannt als G Suite, ist die cloudnative Alternative für Teams, die Zusammenarbeit über Komplexität stellen.

Vorteile

Einfachheit ist Trumpf: Google Workspace ist intuitiv bedienbar – du kannst neue Mitarbeitende ohne umfangreiche Schulungen produktiv einsetzen. Besonders für Unternehmen, die schnell skalieren wollen, ist das ein klarer Vorteil.

Echtzeit-Kollaboration: Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und sehen, wer gerade aktiv ist und was geändert wird. Das macht asynchrone Zusammenarbeit deutlich effizienter als bei klassischen Office-Dateien.

Kostengünstig: Google Workspace ist in der Regel günstiger als Microsoft 365, besonders für kleinere Teams. Der Business Starter-Tarif beginnt bei 6 €/Nutzer/Monat.

Nachteile

Eingeschränkte Offline-Funktionalität: Ohne Internetverbindung ist die Nutzung eingeschränkt. Für das Offline-Arbeiten an Docs, Sheets oder Slides brauchst du eine Browser-Erweiterung – das ist ein zusätzlicher Schritt.

Weniger fortgeschrittene Features: Power-User, die auf Excel-Makros, komplexe Word-Formatierungen oder erweiterte PowerPoint-Animationen angewiesen sind, stoßen mit Google Workspace schneller an Grenzen.

Microsoft 365: Das Schweizer Taschenmesser

Microsoft 365 ist die Enterprise-Lösung mit dem breitesten Funktionsumfang – ideal für Unternehmen mit komplexen Anforderungen.

Vorteile

Leistungsstarke Desktop-Apps: Word, Excel und PowerPoint sind die Industriestandards für Dokumentenarbeit. Wer auf professionelle Formatierungen, Makros oder komplexe Tabellen angewiesen ist, kommt an Microsoft nicht vorbei.

Volle Offline-Funktionalität: Alle Apps funktionieren vollständig ohne Internetverbindung – wichtig für Mitarbeitende, die viel reisen oder an Orten mit instabilem WLAN arbeiten.

Starke Microsoft-Integration: Teams, SharePoint, Azure AD und zahlreiche Drittanbieter-Tools lassen sich nahtlos einbinden. Für Unternehmen, die bereits auf Microsoft-Infrastruktur setzen, ist das ein klarer Vorteil.

Nachteile

Microsoft 365 kann teurer und komplexer sein – besonders für kleinere Unternehmen, die nicht alle Funktionen benötigen. Die Lernkurve für neue Mitarbeitende ist in der Regel höher als bei Google Workspace.

Preisvergleich (Stand 2026)

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Wichtige Unterschiede beim Speicher: Google Workspace teilt den Speicher im Team-Pool – 5 TB für die Business Plus-Ebene gelten für das gesamte Unternehmen. Microsoft gibt jedem Nutzer individuell 1 TB OneDrive-Speicher, zentraler Teamablagespeicher läuft über SharePoint.

Meetings: Microsoft Teams erlaubt bis zu 300 Teilnehmer in allen Business-Tarifen mit Aufnahmen. Google Meet bietet je nach Tarif 100–500 Teilnehmer, Aufnahmen erst ab Business Standard.

Sicherheit im Vergleich

Beide Plattformen bieten enterprise-grade Sicherheit:

Google Workspace: Zweifaktor-Authentifizierung, Geräteverwaltung über Google Endpoint Management, DSGVO-konform, Datenspeicherung in der EU möglich, DLP-Funktionen (Data Loss Prevention).

Microsoft 365: Azure Active Directory für Identity Management, Microsoft Defender für Endpoint-Schutz, umfangreiche Compliance-Tools (besonders in Business Premium), DSGVO-konform, erweiterte Bedrohungsanalyse in höheren Tarifen.

Für NIS2-pflichtige Unternehmen bietet Microsoft 365 Business Premium mit seinen integrierten Sicherheitsfeatures einen etwas umfangreicheren Out-of-the-Box-Schutz. Beide Plattformen lassen sich jedoch gut mit zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen ergänzen.

Für welche Unternehmen eignet sich was?

Google Workspace ist die richtige Wahl wenn:

• dein Team cloudnativ arbeitet und auf Echtzeit-Kollaboration setzt
• du schnelle Einarbeitung ohne IT-Schulungen brauchst
• du ein Budget-bewusstes KMU unter 100 Mitarbeitenden führst
• dein Stack hauptsächlich aus Web-Apps besteht (Notion, Slack, HubSpot etc.)

Microsoft 365 ist die richtige Wahl wenn:

• deine Mitarbeitenden täglich intensiv mit Word, Excel oder PowerPoint arbeiten
• du bereits Microsoft-Infrastruktur nutzt (Teams, Azure, SharePoint)
• du Offline-Funktionalität oder komplexe Enterprise-Features brauchst
• du in einer Branche arbeitest, die spezifische Microsoft-Compliance-Tools benötigt

Brauche ich Hilfe bei der Entscheidung?

Die richtige Wahl zu treffen, ist für viele Nicht-Techniker eine schwierige Entscheidung. Wenn du dir nicht sicher bist oder einfach keine Zeit hast, dich durch Preistabellen zu kämpfen, kann deeploi helfen. Wir unterstützen alle KMU – egal ob du dich für Google Workspace oder Microsoft 365 entscheidest. Onboarding, Geräteverwaltung und Sicherheitskonfiguration laufen mit beiden Plattformen automatisch. Buch dir eine kostenlose Demo.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich zwischen Google Workspace und Microsoft 365 wechseln?

‍Ja – ein Wechsel ist möglich, erfordert aber sorgfältige Planung. E-Mails, Kontakte und Kalender lassen sich mit Migrationstools übertragen. Dokumente müssen konvertiert werden (Google Docs → Word oder umgekehrt), wobei Formatierungen teilweise verloren gehen können. Für eine Migration ohne Betriebsunterbrechung empfiehlt sich professionelle Unterstützung.

Ist Google Workspace DSGVO-konform?

‍Ja – Google Workspace bietet DSGVO-konforme Datenspeicherung, Data Processing Agreements (DPAs) und die Möglichkeit, Datenspeicherorte auf die EU einzuschränken. Dasselbe gilt für Microsoft 365. Beide Anbieter haben dedizierte EU-Rechenzentren.

Welcher Dienst ist besser für Remote-Teams?

‍Beide eignen sich gut für Remote-Arbeit. Google Workspace hat leichte Vorteile bei der Echtzeit-Kollaboration und der Zugänglichkeit über Browser. Microsoft 365 punktet bei Unternehmen, die auf Teams als zentrale Kommunikationsplattform setzen und vollständige Offline-Unterstützung brauchen.

Kann ich beide Dienste gleichzeitig nutzen?

‍Technisch ja – aber das ist in der Praxis selten sinnvoll und erhöht die Komplexität und Kosten unnötig. Wenn dein Unternehmen wächst und überlegt, zu einem einheitlichen System zu wechseln, ist das ein guter Zeitpunkt für eine Konsolidierung.

Wie verwaltet deeploi Google Workspace und Microsoft 365?

‍deeploi integriert sich mit beiden Plattformen. Beim Onboarding werden Accounts automatisch in der jeweiligen Plattform angelegt, beim Offboarding sofort gesperrt. Sicherheitsrichtlinien, Zugriffsrechte und Software-Bundles werden plattformübergreifend verwaltet – unabhängig davon, welchen Dienst du nutzt.

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