Übersicht

• Das Personalteam von Instaffo verbrachte früher Stunden mit manuellen Onboarding- und Offboarding-Aufgaben.  

• Neue Mitarbeiter:innen erforderten eine aufwändige Koordination zwischen der Personalabteilung, der IT-Abteilung und einem externen Anbieter.  

• Mit deeploi automatisiert Instaffo nun das IT-Onboarding und -Offboarding, spart jede Woche mehrere Stunden Zeit und gewährleistet gleichzeitig einen reibungslosen und sicheren Betrieb.  

IT-Herausforderung

Vor der Zusammenarbeit mit deeploi arbeitete Instaffo mit einem anderen IT-Anbieter zusammen, dessen Support und Abdeckung jedoch nicht vollständig den Anforderungen des Unternehmens entsprachen. Die Einrichtung war zudem nicht kosteneffizient, insbesondere angesichts der Tatsache, dass viele Aufgaben weiterhin bei der Personalabteilung landeten. Die Einrichtung von Konten, Zugriffskontrollen und die Koordination der Hardware mussten intern erledigt werden – zusätzlich zu der ohnehin schon vollen Arbeitsbelastung im Personalwesen.  

Aufgrund der begrenzten Zeit und ohne dedizierte IT-Ressourcen dauerte das Onboarding oft länger als nötig, nämlich 2-3 Stunden. Die Personalabteilung musste zudem häufiger als gewünscht zwischen Personalaufgaben und technischen Aufgaben wechseln.  

Das Instaffo-Team suchte nach einem Partner, der die gesamte technische Arbeitslast übernehmen konnte: nicht nur die Einrichtung von Geräten oder Konten, sondern einen zuverlässigen, durchgängigen Workflow für Onboarding, Offboarding und den täglichen IT-Support.  

„Früher haben wir alles selbst verwaltet“, erinnert sich Cheyenne aus der Personalabteilung. „Das ist der Grund, warum wir jetzt deeploi haben – damit wir uns wirklich auf Personal- und Mitarbeiterfragen konzentrieren können, anstatt auf IT.“

Lösung

Instaffo nutzt deeploi, um alle IT-Prozesse zuverlässig, schnell und mit minimalem internem Aufwand durchzuführen.  

Automatisierte Onboarding-Workflows. Wenn ein neuer Mitarbeiter in Personio hinzugefügt wird, werden die Informationen mit deeploi synchronisiert und lösen automatisch den gesamten Onboarding-Workflow aus. Es werden Konten erstellt, Berechtigungen zugewiesen und die Geräteeinrichtung vorbereitet, ohne dass die Personalabteilung ein einziges IT-System berühren muss.  

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Rollenbasierte „Software-Bundles“: Vordefinierte App-Pakete für jede Abteilung stellen sicher, dass neue Mitarbeiter:innen vom ersten Tag an genau die Tools erhalten, die sie benötigen. Die Personalabteilung muss sich nicht mehr um individuelle Zugriffsrechte kümmern oder lange Tool-Listen überprüfen.  

Schneller, persönlicher IT-Support: Bei Fragen erhält Instaffo direkt Hilfe vom Support-Team von deeploi, damit alle Mitarbeiter arbeiten können. Dazu gehören Probleme mit dem Zugriff auf Tools, Passwortprobleme und vieles mehr.  

Zuverlässiges und sicheres Offboarding: Das Offboarding erfolgt nun sofort, konsistent und sicher. Geräte können innerhalb von Minuten gesperrt oder gelöscht werden, sodass keine Daten mehr zugänglich sind.

„Als wir einen schnellen Austritt hatten, reagierte deeploi sofort, sperrte den Laptop und erledigte alles innerhalb von Minuten”, erzählt Cheyenne. „Das war wirklich hilfreich für uns.”

Ergebnis

Instaffo hat die internen Abläufe mit einer modernen IT-Erfahrung verbessert, die der Qualität des Kernprodukts entspricht. Das Team hat wertvolle Zeit zurückgewonnen, neue Mitarbeiter:innen können sofort loslegen und der Support ist schneller denn je.

• Einsparung von 75 % der bisherigen IT-Kosten durch die Umstellung von einer internen Plus-Anbieter-Konfiguration auf einen optimierten Workflow mit deeploi.

• Verkürzung der Einarbeitungszeit von 2–3 Stunden auf 5 Minuten.  

• 97 % weniger manuelle IT-Arbeit für das Personalteam.  

• 20 Mitarbeiter wurden mit einer einheitlichen, sicheren Einrichtung eingearbeitet.  

• Der IT-Support reagiert innerhalb von 15 Minuten und bietet zuverlässige Hilfe bei alltäglichen Problemen.  

Most Am wichtigsten ist jedoch, dass sich das Team wieder auf sinnvolle Arbeit konzentrieren kann:, the team can focus on meaningful work again:

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Über Instaffo

Instaffo ist eine digitale Rekrutierungsplattform, die die Verbindung zwischen Tech-Talenten und Arbeitgeber:innen vereinfacht. Sie bietet vorab geprüfte Kandidaten, vor allem aus den Bereichen Technik, Vertrieb und Marketing, und hilft Unternehmen so, schneller und effizienter einzustellen.