Key Takeaways
Selbst für die größten Technikfans steht IT-Inventarmanagement wahrscheinlich ganz unten auf der To-do-Liste. Der Grund? IT-Asset-Management ist eine monotone und zeitaufwändige Aufgabe, die regelmäßig wiederholt und aktualisiert werden muss. Und mal ehrlich: Was bringt es überhaupt, das IT-Inventar zu erfassen?
Wie sich zeigt, gibt es viele Gründe – und einige davon sind ziemlich überzeugend.
Ein gepflegtes IT-Inventar ist entscheidend für reibungslose Geschäftsabläufe. Ein genaues und umfassendes IT-Inventarmanagement hilft nicht nur bei der effizienten Ressourcenverwaltung, sondern spielt auch eine zentrale Rolle bei der Minimierung von Ausfallzeiten, der Kostensenkung und der Verbesserung der Sicherheit.
Hier beleuchten wir die wesentlichen Komponenten des IT-Inventarmanagements, empfehlenswerte IT-Inventarmanagement-Software und wie es zum reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens beiträgt.
Und nein, Ihre Excel-Tabelle, die zuletzt von jemandem aktualisiert wurde, der gerade ein paar Minuten Zeit hatte, reicht nicht aus.
Probleme unorganisierten oder nicht vorhandenen IT-Asset-Managements
1. Ineffizientes Ressourcenmanagement
Unterauslastung oder Überbeschaffung: Ohne einen klaren Überblick über verfügbare IT-Assets können Unternehmen bestehende Ressourcen unterauslasten oder unnötige Hardware und Software beschaffen, obwohl bereits Geräte vorhanden sind. Umgekehrt könnte ein neuer Mitarbeiter einen defekten Laptop erhalten, weil dieser nicht als fehlerhaft erfasst wurde – was den Onboarding-Prozess verzögert.
Schlechte Budgetplanung: Fehlende Inventuraufzeichnungen erschweren die Planung und Budgetierung zukünftiger IT-Bedürfnisse, was zu unerwarteten Ausgaben und finanziellen Belastungen führen kann. Beispiel: Wenn Sie die Kosten der IT-Infrastruktur Ihrer letzten Erweiterung dokumentiert haben, wird die Kalkulation für weitere Expansionen 10-mal einfacher und schneller.
2. Erhöhte Sicherheitsrisiken
Ungepatchte Schwachstellen: Patches sind notwendige Software-Updates, z. B. mit Behebungen von Sicherheitslücken. Ohne Inventar ist es schwer nachzuvollziehen, welche Systeme und Programme Updates benötigen – was Ihr Unternehmen anfällig für Cyberangriffe macht.
Unkontrollierter Zugriff: Wenn Sie nicht erfassen, wer Zugriff auf was hat, können Sie diesen Zugriff auch nicht einschränken. Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Benutzerzugriffen und Berechtigungen können zu unbefugtem Zugriff auf sensible Daten führen. Der Nachweis eines solchen Managements ist zudem eine zentrale Anforderung für Sicherheitszertifizierungen wie ISO27001.
3. Nichteinhaltung von Compliance-Vorgaben
Herausforderungen bei Audits: Viele Branchen verlangen ein Compliance-Management durch genaue Nachverfolgung von IT-Assets. Fehlendes Inventar kann zu Bußgeldern, Strafen und rechtlichen Problemen führen.
Datenchutzlücken: Unzureichende Dokumentation, wo und wie Daten gespeichert werden, kann zu Verstößen gegen Vorschriften wie die DSGVO oder HIPAA führen – mit rechtlichen Risiken und Reputationsschäden. Hinzu kommen hohe Strafen: Bei DSGVO-Verstößen bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes des Vorjahres – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Autsch. Übrigens auch eine wichtige Anforderung für Zertifizierungen wie ISO27001, TISAX und SOC2.
4. Ineffektive Fehlerbehebung und Support
Langsame Problemlösung: Bei Störungen verzögert fehlendes Asset-Tracking die Fehlerbehebung, was zu längeren Ausfallzeiten und geringerer Produktivität führt.
Unstetiger Support: Ohne klares Verständnis Ihrer IT-Landschaft haben Support-Teams Schwierigkeiten, konsistenten und effektiven Service zu bieten – was frustrierte Nutzer und sinkende operative Effizienz zur Folge hat.
5. Schlechte Disaster Recovery und Geschäftskontinuität
Lange Ausfallzeiten: Bei Vorfällen wie Cyberangriffen oder Naturkatastrophen verzögert fehlendes IT-Inventar die Wiederherstellung, was zu längeren Downtimes und erheblichen Betriebsstörungen führt. Schlechte Nachrichten für Ihre Gewinnmarge.
Datenverlust: Unzureichende Dokumentation von Backup-Systemen und -Prozessen kann zu unvollständiger oder fehlgeschlagener Datenwiederherstellung führen – mit dauerhaftem Datenverlust.
6. Operative Ineffizienzen
Unorganisierte Abläufe: Fehlendes Inventarmanagement führt zu chaotischen IT-Prozessen und erschwert die effektive Bewältigung alltäglicher Aufgaben. Stichwort: „In-einer-Excel-Liste-erfasstes-IT-Inventar“-Chaos.
Mangelhafte Wartung: Ohne klare Aufzeichnungen wird die Planung präventiver Wartung schwierig, was unerwartete Ausfälle wahrscheinlicher macht.
Steps and best software to turn IT asset management into a dream
The easiest and most reliable way to manage your business’ IT inventory is through IT inventory management software such as deeploi. If, however, you decide to do this task manually, here are the steps and elements to consider:
1. Hardware inventory
Servers: Keep a detailed record of all servers, including types, locations, specifications, and their purposes. This helps in monitoring performance and planning for upgrades or replacements.
Computers and laptops: Document each device’s brand, model, specifications, assigned user, and any special configurations. This ensures that you can quickly address issues or deploy updates across similar devices.
Networking equipment: Track routers, switches, firewalls, and access points, including their locations, configurations, and firmware versions. This is crucial for network management and troubleshooting.
Peripherals: Include all peripheral devices such as printers, scanners, and monitors. Knowing what peripherals are available and their locations helps resource allocation.
Mobile devices: List all tablets, smartphones, and other mobile devices used in your business. Include details on configurations and security measures to ensure they are properly managed and protected.
Alternatively, it can be a great idea to instead handle IT inventory management with software like deeploi. deeploi automatically keeps a record of your computer and mobile devices and who they are allocated to, including all the fun stuff like IP addresses.
2. Software inventory
Operating systems: Record the versions and update statuses of your operating systems. This is essential for maintaining security and compatibility across your IT environment.
Business applications: Maintain a list of all licensed software, their versions, and update statuses. Keeping software up to date is vital for security and performance. deeploi shows you what software is loaded on which devices and automatically checks for and installs updates every 24 hours.
Security software: Document antivirus, anti-malware, and firewall configurations. Regularly review and update these to protect against the latest threats. The WithSecure integration in deeploi can also take on this task for you.
Utility software: Track backup solutions, system monitoring tools, and productivity software. This helps ensure that all necessary tools are available and functioning correctly.
3. Network infrastructure
Network topology: Create a diagram of your network setup, including connections and configurations. This visual representation aids in troubleshooting.
IP address management: Document static and dynamic IP addresses assigned within your network. Proper IP management is crucial for network organization and security.
VLANs and subnets: Include details of VLAN configurations and subnet divisions. This information is important for managing network traffic and enhancing security.
4. Data storage
Local storage: Keep records of all internal and external storage devices, their capacities, and usage. This helps in monitoring storage utilisation and planning for expansions.
Cloud storage: List all cloud storage services used, including storage capacities and data synchronisation settings. Managing cloud storage effectively ensures data availability and security.
Backup solutions: Detail the types, schedules, and storage locations for data backups. Regular and reliable backups are essential for data recovery in case of disasters. deeploi can automatically perform backups for you on a weekly basis.
5. User accounts and permissions
Employee accounts: Maintain a list of all user accounts, their roles, and associated permissions. Proper account management ensures that employees have appropriate access levels. deeploi can set up all user accounts for you and ensure correct access based on what group your employee is assigned to.
Access controls: Document permissions and access levels for different systems and data. This is crucial for maintaining data security and compliance.
Third-party access: Include details of external access granted to vendors or partners. Monitoring third-party access helps in safeguarding sensitive information. Even those employed outside your organization, for example accountants or legal advisers, can be logged in deeploi via a HR tool integration like Personio.
6. Vendor and warranty information
Hardware vendors: Record contact details, purchase dates, and warranty periods for all hardware, which is useful for support and replacement planning. If you get your hardware from topi, deeploi provides these specs for you. Get more info on device procurement here.
Software vendors: Maintain licensing details, renewal dates, and support contacts for all software. Keeping track of licenses helps in compliance and budgeting.
Service agreements: Document the details of service level agreements (SLAs) with IT service providers. Knowing the terms of your SLAs helps in managing expectations and ensuring service quality.
7. Documentation and policies
IT policies: Include security policies, acceptable use policies, and compliance requirements. Clear policies help in enforcing best practice.
Procedures: Document standard operating procedures for IT maintenance and support. Having defined procedures ensures consistency and efficiency.
Disaster recovery plans: Detail the steps and resources required for IT recovery in case of disasters. A robust disaster recovery plan is essential for minimising downtime and data loss.
To wrap it up...
Maintaining comprehensive IT inventory management is not just about tracking assets, like kids counting marbles in the playground. It’s about ensuring that your business can operate smoothly and efficiently. Regularly updating your IT inventory and reviewing it against your business needs will help in minimising disruptions and optimising resource use, which equals costs saved.
Logging IT assets is too complex and time consuming for you? Let an IT inventory management software like deeploi handle a large chunk of this task for you, from logging devices, to checking for software updates or ensuring security compliance.
Find out why Workist is one of many companies using deeploi to handle their IT asset management (and loads more administrative IT tasks).
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