Stellen Sie sich vor: Ein neuer Mitarbeiter hat seinen ersten Tag, und Ihr HR-Team rennt gegen die Uhr, um Konten einzurichten, Geräte zu konfigurieren und Login-Probleme zu beheben – schon wieder.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Sie sind nicht allein. IT-Onboarding ist weltweit zu einer unerwarteten Belastung für HR-Abteilungen geworden und zieht sie von ihrer eigentlichen Mission ab: Talente zu fördern und eine großartige Unternehmenskultur aufzubauen.
Doch das muss nicht so sein. Wenn Sie den Prozess optimieren, können Sie die Produktivität steigern, die Mitarbeiterbindung verbessern und Ihrem HR-Team die Freiheit geben, sich auf das zu konzentrieren, was es am besten kann.
deeploi hat mit DONE!Berlin, einer etablierten HR-Agentur, zusammengearbeitet, um zu besprechen, wie Sie Ihre HR-Abteilung entlasten und einen nahtlosen Onboarding-Prozess schaffen können, der neue Mitarbeiter von Anfang an erfolgreich macht.
Die versteckten Kosten manuellen IT-Onboardings
Bevor wir uns den Lösungen widmen, lassen Sie uns über Zahlen sprechen: Basierend auf den Erfahrungen von 100+ deeploi-Kunden verbringt ein HR-Mitarbeiter im Durchschnitt 4 Stunden pro Neueinstellung mit Onboarding-Aufgaben – davon entfallen fast 90% auf die IT-Einrichtung. Das ist wertvolle Zeit, die eigentlich in strategische Initiativen, Mitarbeiterentwicklung und den Aufbau der Unternehmenskultur fließen sollte.
1. Warten Sie nicht: Starten Sie mit Preboarding, sobald der Vertrag unterschrieben ist
Der Onboarding-Prozess sollte nicht erst am ersten Tag beginnen – er sollte starten, sobald der neue Mitarbeiter seinen Vertrag unterschreibt. Eine gut strukturierte Preboarding-Phase, inklusive IT-Einrichtung, Willkommenspaketen und wichtigen Unternehmensinformationen, hilft neuen Mitarbeitern, sich vorbereitet zu fühlen, und reduziert Unsicherheiten.
Tipp: Machen Sie die IT-Einrichtung zu einem zentralen Teil des Preboardings. Mit deeploi können Sie den gesamten IT-Onboarding-Prozess automatisieren. Geräte sind vorkonfiguriert, Benutzerkonten sind eingerichtet, und Softwarezugriffe werden gewährt – alles in nur 5 Minuten.
Und das, bevor der neue Mitarbeiter überhaupt die Tür betritt. Keine lästigen IT-Tickets mehr oder frustrierte Mitarbeiter, die sich am ersten Tag nicht einloggen können – oder ihren Laptop nicht erhalten.
2. Kommunizieren Sie Rollen und Erwartungen klar
Nichts killt Momentum schneller als Verwirrung. Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter von Anfang an ihre Rolle, Verantwortlichkeiten und Ziele vollständig verstehen. Diese Klarheit beschleunigt nicht nur ihre Einarbeitung, sondern gibt ihnen auch Sicherheit und Selbstvertrauen in ihrer neuen Position
3. Nutzen Sie digitale Tools, um das IT-Onboarding zu automatisieren
Manuelle IT-Einrichtung ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit digitalen Onboarding-Tools wie deeploi können Sie den Aufwand eliminieren und jedem neuen Mitarbeiter ein konsistentes, fehlerfreies Erlebnis bieten.
So funktioniert deeploi:
• Zentrale Plattform: HR-Manager können das Onboarding mit wenigen Klicks starten – ohne IT-Kenntnisse.
• Automatisierte Einrichtung: Geräte werden mit den notwendigen Sicherheitseinstellungen, Software und Berechtigungen konfiguriert.
• Nahtlose Koordination: Kein Hin und Her zwischen Abteilungen mehr. Alles wird an einem Ort geregelt – für einen reibungslosen und effizienten Prozess.
• Schneller IT-Support: Unser IT-Support ist immer erreichbar, mit einer Reaktionszeit von durchschnittlich 12 Minuten, sodass Mitarbeiter nicht warten müssen.
4. Geben Sie neuen Mitarbeitern einen Mentor oder Buddy
Ein neuer Job kann überwältigend sein – besonders im Remote- oder Hybrid-Work-Umfeld. Ein Mentoring-Programm kann den Unterschied machen. Wenn Sie neue Mitarbeiter mit einem Mentor oder „Buddy“ zusammenbringen, geben Sie ihnen eine Ansprechperson für Fragen, verbessern die soziale Integration und helfen ihnen, sich mit der Unternehmenskultur verbunden zu fühlen.
5. Sammeln Sie Feedback und optimieren Sie kontinuierlich
Regelmäßige Check-ins in den ersten Monaten sind entscheidend, um Feedback zu sammeln und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Das hilft Ihnen nicht nur, Ihr Onboarding zu verfeinern, sondern zeigt neuen Mitarbeitern auch, dass ihre Meinung geschätzt wird.
Bereit, Ihre HR-Abteilung zu entlasten?
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