Wie Workist's Head of People ihre IT mühelos mit deeploi verwaltet

Zusammenfassung

Als Workist auf 50 Mitarbeiter anwuchs, aber kein dediziertes IT-Team hatte, stand das Unternehmen vor mehreren IT-Herausforderungen. Miriam, die Head of People & Culture, übernahm zusätzlich zu ihrer Hauptrolle IT-Aufgaben, um den CTO zusammen mit dem Office Management zu unterstützen. Durch die Partnerschaft mit deeploi führte Workist Best-Practice-IT-Tools und Experten-Support ein, was Miriams neue IT-Arbeitsbelastung erheblich erleichterte und die IT-Betriebsabläufe verbesserte. Die Partnerschaft steigerte die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit und zeigte die Vorteile der Auslagerung an spezialisierte IT-Partner wie deeploi. Das Entlasten von HR-Verantwortlichen wie Miriam von IT-Aufgaben ermöglicht es ihnen, sich auf ihre Kernverantwortlichkeiten zu konzentrieren und ihr Unternehmen effizient und sicher zu skalieren.

IT-Herausforderungen

Nachdem Workist in kurzer Zeit auf 50 Mitarbeiter angewachsen war, stellte das Unternehmen fest, dass Lücken in ihrer IT-Infrastruktur und -Betriebsabläufen bestanden. Da das Unternehmen keinen dedizierten IT-Administrator eingestellt hatte, musste das People-Team einspringen. Miriam, Head of People & Culture, war für das Einrichten von Laptops, das Erstellen von E-Mail-Konten und den IT-Support verantwortlich – zusätzlich zu ihrer anspruchsvollen Führungsrolle. Dies führte zu den folgenden Herausforderungen:

#Problem 1: Die Verwaltung der gesamten IT eines Unternehmens ist ein Vollzeitjob, erfordert Fachwissen und kann nicht nebenbei erledigt werden.

Miriam fand sich unerwartet in der Verantwortung, mehrere IT-Prozesse zu managen, eine Aufgabe, die viel Zeit und Energie von ihr verlangte – zusätzlich zu ihren Hauptaufgaben, wobei sie auch kein Vorwissen in der IT hatte. IT nebenbei zu erledigen, wurde zu einer Belastung und Ablenkung. Es war fast unmöglich, der IT genügend Aufmerksamkeit zu schenken, was die Notwendigkeit einer dedizierten IT-Funktion deutlich machte.

#Problem 2: Für das Reparieren von Geräten und das Lösen von IT-Problemen verantwortlich zu sein, kann herausfordernd sein, besonders ohne IT-Hintergrund.

Im Rahmen ihrer IT-Unterstützungsrolle war Miriam auch oft die Hauptansprechpartnerin für IT-Probleme bei Workist. Infolgedessen wandten sich die Mitarbeiter mit technischen Fragen oder Problemen an Miriam. Versetzen Sie sich in Miriams Lage: Sie sind in ein Unternehmen eingetreten, um ein großartiges Team aufzubauen und Ihrer Leidenschaft zu folgen, und sind nun die Ansprechperson für das Reparieren von Laptops. Verständlicherweise war dieses Setup ineffizient, unangenehm und auf Dauer nicht nachhaltig.

#Problem 3: Ein Mangel an Transparenz bezüglich der Unternehmensgeräte führte zu einem Verlust an Produktivität bei Workist.

Miriam machte es sich zur Aufgabe, alle Geräte, einschließlich ihres Status, ihrer Besitzverhältnisse und ihrer Austauschbedürfnisse, transparent zu machen. Daher erfassten sie und ihr Team die Gerätedaten manuell in einer Tabelle, was sehr zeitaufwändig war. Außerdem mussten die Geräte auf dem neuesten Stand und leistungsfähig bleiben. Ohne einen klaren Überblick oder Fernzugriff war es jedoch unmöglich, die Leistung zu überwachen oder Software-Updates zu verwalten. Infolgedessen verwendeten die Mitarbeiter langsame und veraltete Geräte, was Risiken für Unternehmensdaten und Produktivität mit sich brachte.

#Problem 4: Das On- und Offboarding neuer Mitarbeiter war jeden Monat erneut herausfordernd.

Eine weitere Schwierigkeit, mit der Workist konfrontiert war, bestand darin, das On- und Offboarding von Mitarbeitern effektiv zu verwalten. Was früher eine einfache Aufgabe war, als das Unternehmen kleiner war, nahm mehr Zeit in Anspruch als erwartet. Jeder neue Mitarbeiter führte zu mehr Arbeit für Miriam und ihr Team. Neben dem Bestellen neuer Laptops mussten sie manuell Logins einrichten und sicherstellen, dass alle notwendigen Tools und Software installiert waren. Am ersten Tag verbrachte Miriam eine Stunde mit jedem neuen Mitarbeiter, um ihre Konten und Geräte einzurichten. Das Offboarding war ebenso kompliziert, insbesondere wenn es darum ging, Geräte und Konten sicher zu halten.

Workist und deeploi – die Partnerschaft

Bei dem Versuch, die oben genannten Probleme zu lösen, fand Workist deeploi als idealen Partner. In der ersten Implementierungsphase führte deeploi mehrere leistungsstarke Tools ein: Ein Mobile Device Management-System automatisiert nun die Anmeldung, Verwaltung und Sicherheit von Firmen-Geräten, wie Laptops, was Zeit und Ressourcen spart. Ein Cybersicherheitstool schützt Geräte vor Angriffen und findet und verhindert Schwachstellen. Das Ticketing-Tool wurde zu einem einfachen Zugangspunkt für Mitarbeiter, um schnell den deeploi IT-Support zu kontaktieren. Darüber hinaus wurde das HRIS-System von Workist, Personio, mit der deeploi-Plattform verbunden.

Nachdem die grundlegende Infrastruktur eingerichtet war, wurden alle Geräte in die deeploi-Plattform aufgenommen, wodurch das Gerätemanagement vereinfacht und automatisiert wurde. Mit der deeploi-Plattform konzipierte Miriam Software-Bundles, um die Softwarebereitstellung und -patches zu automatisieren. Als letzten Schritt im Onboarding-Prozess half deeploi Miriam, den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess zu optimieren, einschließlich der Konfiguration des Apple Business Managers. Während der Rollout-Phase und darüber hinaus hat Workist einen dedizierten Account Manager von deeploi, der bei allen Anfragen unterstützt.

Erreichte Ergebnisse mit deeploi

#Ergebnis 1: Seit der Zusammenarbeit mit deeploi kann Miriam sich von mehreren IT-Themen zurückziehen und sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.

Im Vergleich zu ihrer früheren Situation erkennt Miriam vor allem den Vorteil, einen erfahrenen Partner an ihrer Seite zu haben. Probleme, die sie früher zusammen mit dem CTO und Office Management gelöst hat, werden nun von Experten gelöst – von einfachen Problemen mit M365 bis hin zu schwierigen Entscheidungen bezüglich der Compliance. Die Zusammenarbeit mit deeploi hat nicht nur Miriams Zeitplan freigemacht, sondern auch ihre Zufriedenheit mit der gesamten IT bei Workist verdoppelt.

#Ergebnis 2: Erfahrene IT-Unterstützung und ein klarer Kommunikationskanal für alle

Der spezialisierte IT-Support von deeploi steht zur Verfügung, um technische Fragen zu beantworten und IT-Probleme zu lösen. Mitarbeiter, die eine technische Frage haben, erhalten innerhalb von maximal 30 Minuten eine Antwort von deeploi, ohne dass Miriam ihre Zeit darauf verwenden muss.

#Ergebnis 3: Mit deeploi hat Miriam Transparenz über die IT des Unternehmens geschaffen und stellt sicher, dass die Hardware immer auf dem neuesten Stand ist.

Die Implementierung eines MDM-Systems hat das Inventarmanagement automatisiert. Miriam hat nun einen klaren Überblick über das Inventar in der deeploi-Plattform, in der sie alle genutzten und ungenutzten Laptops, deren Seriennummern und andere relevante Statistiken einsehen kann. Mit den Software-Bundles von deeploi nutzt Miriam auch ein automatisiertes Software- und Patch-Management, was ihren operativen Aufwand minimiert.

#Ergebnis 4: Workist spart nun mindestens eine Stunde pro Onboarding.

Workist hat den Onboarding-Prozess optimiert und spart bis zu 2 Stunden pro Onboarding für den neuen Mitarbeiter und HR. Deeploi installiert die richtige Software und Tools gemäß Workists Vorlagen. So kann Miriam, statt einer Stunde am ersten Tag jedes neuen Mitarbeiters mit IT-Einrichtungen zu verbringen, über wichtige Unternehmensangelegenheiten wie Werte und Kultur sprechen.

Wenn Sie mit ähnlichen Problemen zu kämpfen haben, wenden Sie sich an uns für eine kostenlose Beratung, wie deeploi auch Ihnen helfen kann.

Kundenübersicht – über Workist

Workist wurde 2019 in Berlin gegründet und ist schnell auf ein Team von über 50 Fachleuten gewachsen. Gegründet von Alexander Müller, Tim Wegner und Fabian Brosig, hat sich Workist zum Ziel gesetzt, B2B-Transaktionen weltweit durch die Automatisierung der manuellen Dokumentenverarbeitung zu revolutionieren. Mit seiner innovativen, KI-basierten SaaS-Lösung extrahiert, validiert und integriert Workist nahtlos Daten aus verschiedenen Dokumenten wie PDF- und Excel-Dateien. Dadurch werden repetitive Arbeitsbelastungen und Prozesse minimiert und die Effizienz von Unternehmen weltweit gesteigert.

• Kunde seit: Mai 2023

• Branche: Software-Entwicklung  

• Standort: Berlin  

• Unterstützte Mitarbeiter: 48  

• Unterstützte Geräte: 84